CASE DE SUCESSO GRUPO ATAKAREJO

Case de Sucesso Grupo Atakarejo

Quem nunca ouviu a frase “na minha bagunça eu acho tudo”? Se você conhece alguém que se utiliza dessa premissa, não acredite!

Na era digital é quase impossível achar os documentos armazenados de forma desordenada. Também não há como ser produtivo sem criar e seguir regras no momento de organizar arquivos.

 

O mesmo acontece com as empresas. Sem metodologia, todos perdem muito tempo com atividades que deveriam ser simples como armazenar e acessar arquivos.

 

Por esses motivos, a Gestão Inteligente de documentos ou em inglês ECM – Enterprise Content Management – é uma tendência que não para de crescer no mundo e também no Brasil. Conheça os benefícios da solução:

  • Acesso somente para pessoas autorizadas;
  • Nenhum documento é perdido;
  • Os documentos sempre estão disponíveis com rapidez;
  • Mais serviços para a equipe e gerentes;
  • Otimização do espaço físico.

RESUMO DO PROJETO

  • Metodologia de arquivamento dos documentos usada pela empresa antes da implantação do GED – pastas suspensas e caixa arquivo para funcionários inativos. Arquivos deslizantes com pastas suspensas para colaboradores ativos e armários com pastas suspensas para colaboradores desligados, porém com prazo para reclamações trabalhistas.
  • Informações sobre a forma/local de armazenamento antes e depois da implantação. Atual: redução de 50% de armazenamento de papel e vinculado ao sistema com informação da localização física com pasta suspensa identificada no arquivo deslizante
  • Redução de mais de 50% no volume de papel armazenado, de aproximadamente 30% no volume de papel impresso, além de benefícios intangíveis como o colaborador só ir até a empresa quando for assinar o contrato de trabalho e efetivamente iniciar a jornada, bem como minimizar a possibilidade de não apresentação de algum documento indispensável para a contratação ou defesa em casos de reclamações trabalhistas.
  • Armazenamento de dados em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados); Integração para controle de jornada;

A IMPORTÂNCIA DO TRABALHO

Implantar o sistema GED para disponibilizar a documentação relacionada a funcionários em meio digital assegura a qualidade e agilidade do serviço prestado pela Instituição. Essa implantação consistiu em:

 

  • Identificar os documentos a serem arquivados;
  • Preparar a documentação, retirar grampos, clips e desencadernar livros;
  • Digitalizar os documentos que estão em suporte de papel;
  • Tratar as imagens digitalizadas e melhorar a visualização de documentos antigos ou extraviados;
  • Renomear os arquivos conforme o número de registro acadêmico.
  • Indexar os documentos dentro de um software de GED para proporcionar acesso rápido às informações.
  • Remontar a documentação e organizá-las nas respectivas pastas e prateleiras.

 

Conforme departamento de pessoal, os documentos referentes a funcionários ativos e inativos estavam localizados em uma sala na própria Instituição, e os inativos em um complexo destinado à guarda física dos mesmos. Os arquivos eram armazenados em pastas, dentro dos arquivos de aço, caixa de papelão e livros encadernados (os mais antigos).

 

Essas pastas contêm diversos tipos de documentos, com inúmeras páginas. No entanto, a não utilização de certos documentos, o custo para digitalizá-los e o tempo para execução foram fatores decisivos para que fossem definidos os mais importantes a serem digitalizados e indexados no sistema.

 

Um levantamento feito pela coordenação do setor estimou a quantidade aproximada de 495.000 (Quatrocentos e noventa e cinco mil) páginas a serem tratadas e digitalizadas.

 

Funcionários ativos:

5.500   pastas (média de 90 páginas por pasta) correspondendo a aproximadamente 495.000 páginas de documentos.

Previsões
PRAZO DO PROJETO

Conciliar a qualidade e os prazos tem sido critério fundamental e resultado de um trabalho em conjunto com todas as áreas.

Desde a concepção do projeto até a sua finalização, trabalhamos com maestria no prazo de 3 (três) meses!

GALERIA DE FOTOS

Confira algumas fotos desse projeto e se aproxime mais do nosso dia a dia,
bem como do orgulho que é ser QualyCopy!

OUTROS CASES

Confira o vídeo da Qualycopy e Epson, uma parceria de grandes resultados.

Imagine poder tocar nos registros guardados desde os anos 1.600?

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