Implantar o sistema GED para disponibilizar a documentação relacionada a funcionários em meio digital assegura a qualidade e agilidade do serviço prestado pela Instituição. Essa implantação consistiu em:
- Identificar os documentos a serem arquivados;
- Preparar a documentação, retirar grampos, clips e desencadernar livros;
- Digitalizar os documentos que estão em suporte de papel;
- Tratar as imagens digitalizadas e melhorar a visualização de documentos antigos ou extraviados;
- Renomear os arquivos conforme o número de registro acadêmico.
- Indexar os documentos dentro de um software de GED para proporcionar acesso rápido às informações.
- Remontar a documentação e organizá-las nas respectivas pastas e prateleiras.
Conforme departamento de pessoal, os documentos referentes a funcionários ativos e inativos estavam localizados em uma sala na própria Instituição, e os inativos em um complexo destinado à guarda física dos mesmos. Os arquivos eram armazenados em pastas, dentro dos arquivos de aço, caixa de papelão e livros encadernados (os mais antigos).
Essas pastas contêm diversos tipos de documentos, com inúmeras páginas. No entanto, a não utilização de certos documentos, o custo para digitalizá-los e o tempo para execução foram fatores decisivos para que fossem definidos os mais importantes a serem digitalizados e indexados no sistema.
Um levantamento feito pela coordenação do setor estimou a quantidade aproximada de 495.000 (Quatrocentos e noventa e cinco mil) páginas a serem tratadas e digitalizadas.
Funcionários ativos:
5.500 pastas (média de 90 páginas por pasta) correspondendo a aproximadamente 495.000 páginas de documentos.