A digitalização é o conjunto de procedimentos que possibilita a conversão de documentos analógicos em digitais, permitindo um acesso mais rápido e seguro às informações. Esse processo inclui etapas de preparação, capta, indexação, controle de qualidade, assinatura eletrônica, extração de dados, entre outras. É possível a  conversão de documentos em papel, livros, fotografias, negativos de filmes, fitas VHS, K7 ou outros formatos analógicos em arquivos digitais que podem ser armazenados, compartilhados e protegidos. A digitalização ajuda a reduzir o espaço físico necessário para armazenamento, além de melhorar a eficiência e a sustentabilidade das operações. O principal instrumento legal que rege a digitalização é o Decreto 10.278/2020.